改善業務

日々の業務改善日記

改善
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業務改善を行った内容を記録していく

  業務において無駄だなと思う時間を削減したり、改善したりすることを習慣化するため、日記形式で記載していこうと思う。

物の整理

 OA機器で二度と使わなそうなもの(win2000以前のみ対応品)を捨てる。箱だけもしくは箱も取ってあるもので不要なもの捨てる。異常なまでにある転倒防止プラスチックは二度と使わないので必要量を除いて捨てる。30年ほど前の今後一生だれも使わない物を捨てる。

不要メールを仕訳け、同時に開封済みにする

 不要なメールはフォルダで自動分類していたが、未開封で仕訳けられていた。未開封だとoutlookのアイコンにマークがつくし、気になるので都度開封済みにしていたが、仕訳ルールで仕訳と同時に開封済みにするルールが存在したため、それを追加した。

ツールやショートカットキーによる省略

 UWSCはもはや時代遅れ感があるが、使い慣れており、いまだにほぼ困ることなく使えている。繰り返し行うものをいくつか省力化した。自分で作ろうかとも思ったが、若い子が作って前に見せてくれてたので、もらうことにしてさらに省力化した。割とできていないが、人からもらえるのならもらった方がいい。その人も役に立つことで喜ぶし、圧倒的時間短縮になる。ただ、成果を横取りしたり、自分がさぼりキャラであればいい顔はされないとは思う。
 今まではあきらめていたショートカットキーによる操作も、繰り返し行っていて、いや、ショートカットキー使えば早そうだなというものは調べて使うようにした。所要時間も塵積だが、疲れ方が和らぐ。タッチタイピングに近いものかもしれない。

作業スペースが広がったことによるデュアルディスプレイによる効率化

 整理整頓ができておらず作業スペースが足りない状況では許されるはずのなかったデュアルディスプレイだが、整理整頓されたため、作業スペースが十分にあり、明らかにデュアルディスプレイを用いれば効率化できる業務だったため、デュアルディスプレイによって行った。かなりレアケースだがドはまりする業務の為リアルに10倍くらい効率が上がった。今後使わない理由がない。今までも使わなかった理由がないレベルであるが、整理整頓されておらず作業スペースが十分になかった。という理由に尽きる。

低速ノートPCのSSD化

 CPUはぼちぼちまともだが、HDDノートはさすがに起動や読み込みが激遅で、使い物にならない。SSDも安くなってきているのでSSD化することにした。起動速度が20倍くらいになったし読み込みがすごく早い。よくあんなゴミ使ってたなみんな…

歩行速度

 特に通勤時はもはや走ることにした。片道1桁分で行けると楽しくなってくる。

ガントチャートの作成

 業務で使えるツールは限られている。外部にデータを置くことはできないため、個人ならrepsonaがお手軽かつ使いやすいとは思うが、そうはいかない。エクセルで解決していくことになる。
 エクセルのガントチャート全体に言えるが、自分で予定期間を塗るのが面倒。そして、土日は避けて色を塗る。進捗は手入力。とクラウドのサービスに比べると相当に劣っている。
 ガントチャートで予定表作らされてた暇そうな子がいたのでネットに転がっている手順をもとに作成を依頼した。手順がしっかりしていたので割とすぐほしいものができた。ちょっと変なところがあったので修正した。開始日、終了日を入力すると土日を避けてその間を塗ってくれる。まあ、ひとまずこれで十分。残日数とかもほしいが、またつけよう。
 残日数を休みを除いてつける、進捗率と計画通りの進捗率を(計画日数ー残日数)/計画日数から出して比較して遅れていたら遅延と赤ハイライトするようにした。さすがにひとまずこのレベルの機能がついていたら問題ない。追加で長期プロジェクト用のシートも作成した。こちらはひと月を上旬、中旬、下旬の3列で表示し、長い期間にわたって行うアイテムを記載するようにした。この場合、休みの色塗りは解除する必要がある。

改善したい要素(宿題)

 超性能PCの導入。今日のクソ作業が爆速化させたい。それなりのPCを選んだがなおもPC性能がボトルネックだった。現代標準レベルのPCを使用したい(超性能とは…)
 タッチタイピング速度のさらなる向上。いくつかのキーに弱く、ボトルネックになっている。そこをクリアすればもう少し早くなる気もする。基本中の基本でありながら、もういいやとなっている個所だが、PCを使う以上すべてに通づるため、改善優先度としても非常に高い。ただ、タッチタイピングできなかったころを考えると優先度は大きく下がっている。その頃は目から体に影響を及ぼすレベルだった。
 課題解決能力の向上。
 →ゼロベースで、仮説を立てながら検証する。漏れなくダブりのない分類を心掛け、課題に対しなぜを繰り替えしロジックツリーを作る。どうやって解決するかを考えて、総合解決策を考えていく。
 説明能力の向上。
 インプット能力の向上。
 この辺りはコンサル一年目に学ぶことに書いてある。3回くらい読んでいるが、理解が浅い。熟読が必要
 時間短縮(時間づくり)を行う。
 この日記がその一環ではある。日々、疑問を持ち、それを徐々に改善していく。そうすることで、加速度的に時間が生まれるものと思う。

 糞資料の作成。自部門の自己満足になっていて、何の改善にもなっていない。これを覆すのは相当しんどい。意味がなさすぎる。

 やる気のない人たちの相手。何度かこのブログにも書いているが、どうすればいいんだろうかね。何がいけないのかすらわからない。ひとまずなぜに迫った情報を収集する。

 さすがにここ最近の割り込み量は異常。割り込み中に割りこみが入ってくるレベル。さすがに必要だろうと思われる重要度のものを聞いてくる人と、私である必要でないものを聞いてくる人、同じことを3人が聞いてくる糞みたいな他部署トリオがいる。そもそも8割超えて私の業務関係ない。もう1度上に相談しよう。ありえんわ。

 隙間時間の使い方。所要時間とやりたいことを書いておく必要がある。休憩まであと数分というときや、会議開始まであと数分といった場面でできること、やりたいことをリストアップしておく。プライベート側も考える。思い浮かばなかったら音楽でも聴いてボーっとするのもあり(もちろん業務ではなし)

クイックアクセスの活用。
頻繁に使うリンク先をいろいろ作っていたが、作業中で特に頻度の高いやつはここにピン止めすればよさそう。というかなんか勝手に自動登録されていたりもするので、その機能を消して自分で追加した方が、安定した動作しそう。多分今まで活用していなかったのが気が狂っているレベルかもしれない。
 

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